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Anweisende Dokumentation für einen sicheren, rechtskonformen und nachvollziehbaren Betrieb

Facility Management: Schädlingsbekämpfung » Geschäftsprozesse » Anweisende Dokumentation

Schädlingsbekämpfung: Anweisende Dokumentation für einen sicheren, rechtskonformen und nachvollziehbaren Betrieb

Schädlingsbekämpfung: Anweisende Dokumentation für einen sicheren, rechtskonformen und nachvollziehbaren Betrieb

Schädlingsprävention und -bekämpfung sind integraler Bestandteil eines hygienischen und rechtskonformen Gebäudebetriebs – insbesondere in sensiblen Bereichen wie Gastronomie, Gesundheit, Logistik, Lebensmittelverarbeitung oder Archivwesen. Um eine kontinuierliche Überwachung, schnelle Reaktion und revisionssichere Nachweisführung sicherzustellen, ist eine anweisende Dokumentation erforderlich. Sie beschreibt verbindlich, wer was wann wie und womit zu tun hat, um Risiken frühzeitig zu erkennen, zu beseitigen und strukturiert zu dokumentieren. Die anweisende Dokumentation im Bereich der Schädlingsbekämpfung schafft klare Zuständigkeiten, standardisierte Abläufe und rechtssichere Nachweise – sowohl für interne Prozesse als auch für externe Dienstleister, Auditor:innen und Behörden. Für alle relevanten Bereiche sollten standardisierte Verfahrensanweisungen, Kontroll- und Reaktionsprotokolle, Meldewege und Dokumentationsformulare erstellt, regelmäßig überprüft und zentral zugänglich gemacht werden – z. B. im CAFM, im Hygienehandbuch oder im Intranet.

Rechtskonforme Dokumentation in der Schädlingsprävention

Ziele der anweisenden Dokumentation

  • Umsetzung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Infektionsschutzgesetz, DIN 10523, TrinkwV, HACCP)

  • Sicherstellung eines schnellen, kontrollierten Ablaufs bei Verdachts- oder Befallsfällen

  • Nachweisführung gegenüber Behörden, Zertifizierern und Versicherungen

  • Standardisierung der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

  • Schulungs- und Unterweisungsgrundlage für Mitarbeitende und Reinigungsteams

Verfahrensanweisungen (SOPs) - Monitoring-Prozess:

  • Was wird wie oft kontrolliert?

  • Wie wird dokumentiert?

  • Wer wertet aus?

Ablauf im Verdachtsfall:

  • Meldung durch Personal oder Nutzer:innen

  • Sofortmaßnahmen (z. B. Sperrung, Reinigung, Sichtprüfung)

  • Beauftragung Dienstleister

  • Protokollierung und Kommunikation

Reaktion auf akuten Befall:

  • Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Lebensmittel sichern, Räume sperren)

  • Einsatzmittel und Methoden (konventionell, biologisch, thermisch)

  • Dokumentationspflichten (inkl. Wirkstoffnachweis, Einsatzdatum)

Rollen und Zuständigkeiten

  • Betreiberverantwortliche (FM, HSE, Hygiene)

  • Interne Meldepersonen (z. B. Empfang, Kantine, Reinigung)

  • Externe Dienstleister (zertifiziert, Sachkundenachweis)

  • Objektverantwortliche / Bereichsleitungen

Fristen und Prüfintervalle

  • Turnus für Sichtkontrollen, Monitoring-Auswertung, Reinigungsmaßnahmen

  • Reaktionszeit bei Meldung (<24 h)

  • Protokollierungs- und Archivierungsfristen (z. B. 2 Jahre)

  • Überprüfung der Maßnahmenwirksamkeit

Anforderungen an Aufbau und Format

  • Titel, Geltungsbereich, Versionsstand, Freigabevermerk

  • Ablaufdiagramme für komplexe Prozesse (z. B. Befallsmanagement mit Eskalationsstufen)

  • Tabellarische Übersichten (z. B. Befallsarten, typische Ursachen, empfohlene Maßnahmen)

  • Verlinkung zu Checklisten, Meldeformularen und Hygieneplänen

  • Klar gegliedert, visuell unterstützt, leicht verständlich

Beispiele für Dokumenttypen

Dokumenttyp

Beispiel

Verfahrensanweisung

„Ablauf Schädlingsmeldung in Kantinen und Lagerräumen“

Checkliste

„Monatliche Sichtkontrolle Lagerflächen EG“

Meldeschein

„Hinweis auf Schädlingsverdacht (internes Formular)“

Reaktionsprotokoll

„Maßnahmenverfolgung nach Befallsbestätigung“

Schulungsunterlage

„Grundlagen der Schädlingsprävention für Reinigungspersonal“

Integration in den Betrieb

  • Ablage in CAFM- oder Hygieneplattformen (z. B. unter Prüfpunkt "Monitoring Schädlingsfreiheit")

  • Zentrale Verfügbarkeit im Intranet – mit eingeschränktem Zugriff bei sensiblen Daten

  • Verknüpfung mit Ticketsystem oder Helpdesk zur Fallverfolgung

  • Verwendung als Schulungsgrundlage und Nachweisdokumentation

Erfolgsfaktoren

  • Erstellung durch Hygiene-/FM-Verantwortliche in Abstimmung mit Dienstleistern

  • Klar definierte, geschulte Zuständigkeiten auf operativer Ebene

  • Revisionssichere Dokumentation aller Schritte

  • Schnittstellenklärung zu Reinigung, HSE, Catering, Sicherheit

  • Regelmäßige Aktualisierung und Lessons Learned aus VorfällenFür Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung. Vielen Dank vorab.